Het cliëntportaal zorgt voor meer betrokkenheid

Hoe kan de cliënt informatie uit het ondersteuningsplan en rapportage zelfstandig lezen en op die manier meedenken over de eigen ondersteuning? Antwoord op die vraag is het cliëntportaal. Zo wordt samen met medewerkers, cliënten en verwanten de ondersteuning vormgegeven.

Vanuit de gedachte ‘het samenwerken kan beter’ zocht Abrona een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD) met een cliëntportaal. En omdat alleen de gebruikers zelf exact weten wat ze willen en wensen, zaten bij de selectie dus vooral, medewerkers, cliënten en familie aan tafel met de leveranciers. Uiteindelijk is voor MijnCaress van PinkRoccade gekozen. Met de keuze alleen hield het contact met deze leverancier niet op. De samenwerking is er nog steeds in co-creatie-sessies met de werkgroep Cliëntportaal waarin wordt meegedacht over verbeteringen in het cliëntportaal.
Deze werkgroep met daarin cliënten, familie en medewerkers is onmisbaar als het gaat over hoe het cliëntportaal op de beste manier kan werken bij Abrona. Veel vragen zijn besproken, zoals: gaan cliënten zelf rapportages lezen, hoe vinden medewerkers dat, op welke manier rapporteren medewerkers, welke moeilijke woorden staan in het ondersteuningsplan en kan dit anders. Maar ook: Is het cliëntportaal veilig genoeg, wie krijgt toegang in het cliëntportaal en wie beslist in het cliëntportaal. Uitgangspunt is en blijft: het cliëntportaal is van de cliënt.

Samen kiezen
Ook is en blijft het van wezenlijk belang voor Abrona dat de cliënt kiest, samen met medewerkers en familie, wie kan (mee)lezen in het cliëntportaal. Dat is een vorm van eigen regie van de cliënt in de praktijk. Dat is niet altijd makkelijk blijkt ook uit de ECD-cafés. In deze informatiebijeenkomsten over het cliëntportaal die op alle locaties worden gehouden gaat het gesprek tussen cliënten, familie en medewerkers over zaken die vragen oproepen. Een ouder reageerde: ‘Wat gebeurt er met mijn zoon als hij zijn rapportage leest en misschien niet begrijpt wat er wordt bedoeld? Kan mijn zoon zonder mijn toestemming zelf beslissen of hij in het cliëntportaal wil? En wat is de positie van de wettelijk vertegenwoordiger, zoals mentor of curator?
Ook het bepalen van wilsbekwaamheid ter zake komt terug in de gesprekken. Om de materie inzichtelijk te maken heeft Abrona diverse materialen gemaakt voor medewerkers, cliënten en familie, zoals bijvoorbeeld de praatkaarten voor het cliëntportaal.

Naast deze ondersteuning blijft het gesprek met elkaar het uitgangspunt waarbij ieder hetzelfde doel heeft; de beste kwaliteit van zorg voor de cliënt.

Ervaringen
De voorlopige ervaringen met het gebruik van het cliëntportaal zijn positief. Cliënten voelen meer gelijkwaardigheid omdat ze weten wat medewerkers schrijven over hen en ze kunnen zelf reageren op de rapportage. Medewerkers schrijven persoonlijker en directer in de ‘jij-vorm’ over de cliënten en dat wordt ervaren als duidelijke verbetering. Ook nieuwe afspraken zijn voor betrokkenen direct inzichtelijk. Met het cliëntportaal is er meer betrokkenheid ontstaan door digitaal contact met en tussen cliënt, familie en medewerker.
In een film, die hierover is gemaakt, laten cliënten, familie en medewerkers hun ervaringen zien met het cliëntportaal en wordt duidelijk hoe eigen regie in het cliëntportaal door cliënten wordt ervaren.

Veiligheid van informatie: het begint bij jezelf

Beveiliging van privacy-gevoelige informatie is cruciaal voor het leveren van goede zorg. Cliënten en medewerkers van Abrona mogen erop vertrouwen dat er zorgvuldig met gegevens wordt omgegaan. Abrona heeft in 2017 al maatregelen genomen vooruitlopend op de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die eind mei 2018 van kracht ging.

Zo is een functionaris gegevensbescherming aangetrokken en is er een projectplan opgesteld. In 2018 is daar inhoud aangegeven en is ook een eerste aanzet gedaan tot een betere informatiebeveiliging om te voldoen aan andere beveiligingseisen die de inspectie hanteert (NEN7510 norm).

Privacy
Met de komst van de AVG is er in de basis niet veel veranderd aan de privacybescherming. Organisaties moeten echter meer dan voorheen aan kunnen tonen waarvoor ze de gegevens nodig hebben en welke maatregelen er genomen zijn om ze te beveiligen.

In hoofdlijnen gaat het om de volgende verplichtingen:

• Overzicht verwerkingen en de risico’s
  Vanuit de wet is Abrona verplicht aan te geven hoe bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Naar aanleiding van zo’n verwerkingsinventarisatie heeft in 2018 een risico-analyse plaatsgevonden binnen Caress, Ysis en Beaufort. Vanuit die analyse zijn maatregelen voorgesteld om de privacy nog beter te borgen. De MT-beoordeling over te nemen maatregelen staat gepland voor begin 2019. Ook willen we in 2019 vanuit de andere systemen nog de risico’s en verbetervoorstellen in kaart brengen.
• Beleid en verklaringen
  Het privacy-beleid, het reglement en de privacy-verklaringen zijn gemaakt of bijgewerkt naar de laatste eisen. Het beleid en reglement zijn inmiddels door de OR, CCA en CFA goedgekeurd en zullen begin 2019 door het bestuur worden bekrachtigd.
• Privacy-festival
  In april 2018 hebben we een privacy-festival georganiseerd in het Lichtpunt. Er waren ruim tweehonderd collega’s, cliënten en familieleden aanwezig. Tijdens het festival lieten we zien wat er wel en niet kan en werd een film getoond hoe mystery guests op onze kantoren belangrijke informatie kunnen inzien. Een goede wijze om bewust te worden van waar het bij de AVG om draait en hoe je je werk toch goed kunt doen.

Als geheugensteun is het roze privacy-boekje uitgedeeld. Met allerlei tips over privacy. Ook het boek ‘Komt een vrouw bij de h@cker’ is verspreid onder de aanwezigen. Het roze boekje is later ook in de teams uitgedeeld. In 2019 zal opnieuw aandacht worden besteed aan het onderwerp door onder andere artikelen op het nieuwe intranet te plaatsen, een vernieuwde versie van het roze boekje uit te geven en locaties te bezoeken.

Informatiebeveiliging
Op het gebied van informatiebeveiliging zijn in 2018 eerste stappen gezet om te voldoen aan de NEN 7510 norm. Deze wordt door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd gehanteerd bij de audits. Net als bij de AVG zijn de belangrijkste processen geanalyseerd en risico’s bepaald. In 2019 zullen ook de voorgestelde maatregelen om de risico’s te beperken worden ingepland.